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Gestion des documents

Depuis plus de 100 ans, Retraites Populaires a pour mission de promouvoir la prévoyance dans le canton de Vaud en mettant à disposition des personnes et des entreprises son savoir-faire et ses compétences.

Problématique

Le système en place chez Retraites Populaires engageait 3 outils pour la constitution des documents ainsi qu’un workflow obsolète. Plus de 1500 modèles de documents étaient gérés par cette application, alors que seuls 20% des modèles représentaient près de 80% des cas d’utilisation.

Le système faisait donc face à des limites techniques et physiques – chaque mandant ayant son propre logo et son papier en-tête assigné à un bac d’impression. Sans parler du travail de maintenance lourd et fastidieux que cela impliquait. Ces différents constats ont mené Retraites Populaires à réorganiser leur stratégie de gestion des documents sortants.

Objectifs

Les objectifs de la mise en œuvre de ce projet :

  • Rationaliser et simplifier la génération des documents en diminuant le nombre de modèles
  • Centraliser et faciliter l’impression de masse
  • Automatiser la mise sous pli pour les traitements de masse
  • Simplifier le travail de maintenance
  • Fluidifier et automatiser le workflow de document
  • Instaurer une politique de contrôle qualité avant l’impression via le workflow
  • Contrôler les processus d’impression
  • Créer un outil unifié, simple et ergonomique

La mise en œuvre du workflow avec Xpert.Ivy

Depuis sa mise en œuvre en juin 2012, le workflow Xpert.Ivy gère la globalité du processus de l’application de gestion et a permis de rationaliser drastiquement le flux documentaire sortant. La production de documents peut déjà être qualifiée de «parfaite» selon le responsable informatique Georges Renaudet. Les utilisateurs quant à eux sont très satisfaits de la nouvelle solution mise en œuvre qui leur confère un réel gain de temps et d'efficacité.

Les bénéfices

  • Les modèles de documents ont été rationalisés : 1500 modèles par le passé pour 300 aujourd’hui
  • Impression sur papier blanc avec pose informatisée des logos
  • Centralisation de l’impression de masse avec un processus qualité
  • Meilleur rendement pour les impressions de grands volumes
  • Simplification et gain de temps au niveau de la maintenance
  • Réduction des incidents d’impression grâce au nouveau processus qualité
  • Maîtrise des différentes étapes du processus documentaire grâce à Xpert.Ivy
  • Meilleure flexibilité pour les utilisateurs dans leur travail quotidien
  • Fluidité et amélioration de la visibilité du travail à réaliser
  • Première étape pour la centralisation de tous les processus métier concernant les documents dans un seul outil

Les projets à venir

Le succès de ce projet va faire des émules. Si le workflow documentaire est utilisé uniquement dans la prévoyance professionnelle, Retraites Populaires prévoit déjà de l’implémenter dans ses différents métiers.

Dans un deuxième temps, de nouveaux processus relatifs à leurs différents cœurs de métiers comme le flux de correspondances entrantes seront également automatisés et traités via le workflow Xpert.Ivy. Ainsi, tous les processus seront gérés de manière centralisée ce qui facilitera grandement le travail des utilisateurs. En effet, ces derniers pourront visualiser dans une plateforme unique leur statut dans les multiples processus métiers dans lesquels ils sont acteurs.