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GED pour le transport et la logistique

L’opérateur logistique, Yusen Logistics France, s’est doté de l’application de GED du Groupe T2i (au travers d’Azur Technology, société du Groupe T2i) pour la gestion des documents de ses quatre activités : transport terrestre, transport aérien, transport maritime, entreposage et logistique.

Le besoin

Inititié fin 2012, le projet de Yusen logistics, d’une durée de 3 ans, consiste à se doter d’une application de GED qui soit évolutive pour s’appliquer progressivement à l’ensemble des activités de transport, logistique, entreposage et des fonctions supports pour les 6 sites de l’entreprise : Roissy en France, Lyon, Marseille, St Quentin, Le Havre, et Metz.

Projet structurant pour l’ensemble de l’entreprise et visant à créer du lien avec les différents systèmes d’information métiers de l’entreprise, l’outil de GED pour le transport sélectionné devait permettre de répondre aux objectifs suivants :

  • la baisse des coûts administratifs en développant le travail collaboratif entre les différentes équipes,
  • une réduction d’au moins 25% des coûts papiers,
  • une meilleure qualité de service aux clients en améliorant notamment les délais de réponse,
  • une nécessité d’accéder aux archives diminuée de 50%.

Le premier projet devait concerner les 25 personnes de l’activité transport routier basée à Metz et plus particulièrement le service administration des ventes composé de 8 personnes. Il nécessitait la reprise de plus de 300 000 documents numérisés issus d’une ancienne application de GED.

Le calendrier de mise en place des applications de GED est le suivant :

  • début 2013 pour le transport routier (Cf. paragraphe ci-dessous),
  • début 2014 pour l’activité maritime,
  • mi 2014 pour l’activité aérienne, le «business development» et le marketing,
  • fin 2014 – début 2015 pour la douane, la logistique, le supply chain management ainsi que pour les fonctions supports.

La solution mise en oeuvre

Yusen Logistics a fait le choix de la solution de GED (Gestion Electronique de Documents) du Groupe T2i (au travers de la société Azur Technology, société du Groupe T2i).

«Après un appel d’offres qui nous a permis de présélectionner 6 solutions, puis le développement 3 preuves de concept, nous avons fait le choix de Xpert.ECM pour l’ergonomie du produit et le professionnalisme des équipes d’Azur Technology de l’avant-vente jusqu’au démarrage du premier projet. Enfin, l’expertise et l’expérience d’Azur Technology dans la mise en œuvre de ce type de projet, et l’existence d’un Club Utilisateurs, garant de la pérennité de l’entreprise ont été déterminants» indique André Béal, Directeur Informatique de Yusen Logistics France.

Les résultats

Un premier projet réussi pour l’activité transport routier

Opérationnelle depuis avril 2013 pour l’activité de  transport routier, l’application permet de faciliter la collecte des documents de transports (factures de transport, bordereaux de livraison internationaux, tickets de pesée, documents de douane, CMR…) nécessaires au déclenchement des facturations clients et des règlements fournisseurs. Cette application permet également au service administration des ventes de l’activité transport routier de gérer les 60 000 factures annuelles.

«Moins de 15 jours ont été nécessaires à nos équipes pour la prise en main de l’application et pour retrouver les fonctionnalités de l’ancienne application, ce qui démontre la bonne ergonomie du produit» ajoute André Béal.

«Projet stratégique pour l’entreprise, la GED va jouer un rôle structurant pour l’ensemble de nos activités, tant métiers que de gestion (comptabilité, RH …). Elle permettra également de remettre à plat nos processus. La réussite du premier projet et l’évolutivité de la solution associées à la bonne compréhension de nos besoins par les équipes d’Azur Technology, nous confortent dans notre choix. Nous sommes très confiants dans la réussite de nos objectifs à 3 ans et dans la capacité d’intégration progressive de la GED à tous nos métiers» indique Hervé Lubnau, Directeur Général de Yusen Logistics France.

L’entreprise

Yusen Logistics France, est une filiale du Groupe japonais Yusen Logistics, opérateur logistique global présent dans 38 pays et employant plus de 13 500 personnes.

Yusen Logistics France développe des solutions sur mesure de transport, logistique, et gestion de la Supply Chain et propose une offre complète de transports terrestre, maritime et aérien et s’appuie sur des moyens et des outils logistiques de premier ordre.

Yusen Logistics France emploie 200 personnes et a réalisé un chiffre d’affaires de 65 millions d’euros en 2012.