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Traitement automatique des comptes fournisseurs

Traitement automatique des comptes payables

La Corporation du Fort St-Jean cherchait une solution de traitement automatique des comptes fournisseurs ainsi qu’une GED (Gestion Électronique de Documents) pour gérer électroniquement les documents entrants et sortants. Cette solution devait aussi être intégrable à Sage 300.

L’objectif était de diminuer les temps et les coûts de traitement de gestion et de contrôle des comptes fournisseurs en assurant la numérisation et la lecture automatique des factures, et en automatisant leur flux d’approbation des factures.

Les possibilités de partage de documents et de facilité de recherche de la GED étaient également importantes.

La solution mise en place pour le traitement automatique des comptes fournisseurs

La solution d’automatisation des comptes payables mise en place pour la Corporation du Fort St-Jean a pour objectif de traiter environ 1000 factures par mois, générées par environ 150 fournisseurs.

De plus la GED devra intégrer à peu près 50 000 pages de documents dès la première année.

Dans cette optique, les documents sont numériquement traités, avec une indexation automatique des données. Le workflow permet de gérer les exceptions et l’intégration à Sage 300 permet de rapprocher les factures avec les fournisseurs enregistrés.

 

Les résultats produits par la mise en place du traitement automatique des comptes fournisseurs 

Les équipes de la corporation du Fort St-Jean ont été séduites par l’efficacité de la solution de traitement automatique des comptes fournisseurs qui a permis l’élimination des photocopies et du travail de reclassement.

La gestion documentaire a aussi été facilitée par la centralisation de tous les documents au sein de la GED, qui facilite la traçabilité des documents et assure leur intégrité.

La corporation du Fort St-Jean compte donner une suite à ce projet de traitement automatique des comptes fournisseurs, et va continuer la modélisation des modèles de factures fournisseurs. Elle va aussi modéliser les autres types de documents comme les bons de réceptions les bons de livraisons, ou encore les plans de bâtiment.

Le Client

La Corporation du Fort St-Jean gère le site du Collège militaire royal de Saint-Jean-Sur-Richelieu, dans le cadre d’une entente de 25 ans faisant du ministère de la Défense nationale le locataire principal du site. Elle s’emploie également à commercialiser le site et ses installations en offrant maints services, comme l’hébergement et la restauration, tant à sa clientèle militaire qu’à sa clientèle commerciale.